Stel je voor dat je aan een vergadering deelneemt waar iedereen enthousiast is, meningen gemakkelijk worden uitgewisseld, besluiten worden genomen, verantwoordelijkheden worden verdeeld en waar iedereen het gevoel heeft dat ze daadwerkelijk een waardevolle bijdrage hebben geleverd. Dit is wat je kunt verwachten bij effectieve vergaderingen.

Dit soort vergaderingen kunnen een grote rol spelen bij het bereiken van organisatorische doelen en het verbeteren van de communicatie tussen teamleden. Ook brengt effectief vergaderen je uit lastige situaties en helpt het je de juiste oplossingen te vinden.

Maar hoe organiseer je zo’n effectieve vergadering? Geen zorgen, hieronder vindt je genoeg praktische tips om jouw vergadering nog efficiënter te maken.

Is de vergadering daadwerkelijk nodig?

Iedere vergadering heeft bepaalde doelstellingen. Bespreek van tevoren of de vergadering daadwerkelijk van cruciaal belang is bij het behalen van bepaalde doeleinde. Het belangrijke is dat de doelstellingen van de vergadering behaald worden, als dit niet het geval is heeft het weinig toegevoegde waarde. Oftewel, ga niet vergaderen om het vergaderen, dit zou zonde zijn van je kostbare tijd.

Bereid de vergadering goed voor

Een goede voorbereiding is het halve werk, dit is ook van belang bij jouw meeting. Creëer duidelijke verwachtingen voor de vergadering en zorg ervoor dat het onderwerp en de doelen duidelijk zijn. Zorg ook voor een duidelijk veranderproces: waar staan we en waar willen we naartoe? Op deze manier bespaar je waardevolle tijd die anders verspild zou zijn.

Optimaliseer de agenda

Zorg voorafgaand voor een duidelijke agenda waar alles in vermeld staat wat van belang is. Een agenda met overzichtelijke agendapunten zorgt voor structuur en efficiëntie. Prioriteer agendapunten om op deze manier genoeg tijd te bieden aan de meest belangrijke onderwerpen.

Wie heeft de leiding?

Het vertonen van goed leiderschap zorgt tijdens een vergadering voor structuur. Zorg er dus voor dat één iemand de voorzitter is en zijn taken serieus neemt. Deze persoon is dan ook verantwoordelijk om effectief vergadergedrag per deelnemer te stimuleren.

De voorzitter hoort zijn/haar collega’s te motiveren door iedereen te blijven betrekken in de onderwerpen. Daarnaast werken actieve vergaderingen extra goed, dus zorg ervoor dat het niet een 8 uur durende presentatie is. Laat collega’s juist ook aan het woord en probeer positieve discussies aan te moedigen, zo blijf je de interesse opwekken.

Stel een notulist aan

Zorg ervoor dat iemand verantwoordelijk is voor het maken van de notulen. Belangrijk hiervoor is dat er per agendapunt duidelijk opgeschreven wordt wat er gezegd is. Dit moet duidelijk geformuleerd worden om zo een goede opvolging te kunnen starten.

Hoe laat begin je?

En dan de belangrijkste vraag: hoe laat plan je een vergadering in en welk tijdstip is het meest effectief? Antwoord: dit ligt totaal aan jouw medewerkers. Heb jij een team wat een hogere productiviteit heeft in de ochtend, dan is een vergadering tussen 9:00 en 11:00 misschien wel de juiste optie. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat mensen bepaalde taken hebben in de ochtend die moeten worden vervuld, dan kan juist de middag een goeie optie zijn.

Uit onderzoek is gebleken dat er op dinsdag om 15 uur het meest effectief vergaderd zou worden, maar dit is gebaseerd op alle sectoren en organisaties op een globaal niveau. Kijk vooral wat het beste past bij jouw team.

Effectiever vergaderen door middel van timeboxing

Deelnemers die afdwalen tijdens een vergadering is wel het laatste wat je wilt hebben. 9 van de 10 keer komt dit door het blijven hangen bij één bepaald onderwerp voor een te lange tijd, maak daarom goed gebruik van je timemanagement. Met timeboxing zorg je ervoor dat je een tijdslimiet stelt voor langdurende discussies die geen toegevoegde waarde hebben voor de vergadering. Met deze techniek zorg je ervoor dat je vergadering niet langdradig wordt en dat de verschillende onderwerpen effectief besproken worden.

Korte & effectieve pauzes

Duurt een vergadering een dagdeel of langer? Zorg er dan voor dat je korte pauzes inlast om de deelnemers wat ademruimte te geven. Zorg tijdens deze momenten bijvoorbeeld dat er een gezonde snack is voor extra energie en laat iedereen even lekker bewegen, constant zitten bevorderd zoals we allemaal weten niet bepaald de creativiteit.

Maak gebruik van technologie

Er zijn verschillende online tools die kunnen helpen bij het organiseren van effectieve vergaderingen, zoals vergaderapplicaties, video-conferencing of interactieve schermen. Deze technische handigheidjes geven een extra dimensie aan je vergadering, en juist op die manier kan je ervoor zorgen dat de aandacht van je deelnemers langer en beter behouden blijft.

Bepaal de perfecte locatie voor jouw meeting

Een vergadering buiten de deur heeft vele voordelen. Zo zorgt het bij deelnemers voor meer creativiteit en inspiratie, wordt alles voor je geregeld en gaat de productiviteit omhoog. Oftewel, je hebt volledige focus op de einddoelen van jouw vergadering. Bekijk bijvoorbeeld de vergader & workshop ruimtes van Creative Valley Collectiv. Misschien is The Workshop of The Auditorium wel dé perfecte ruimte voor jouw meeting

Zorg voor actieve deelname

Zorg ervoor dat iedereen interactief bezig is, kan deelnemen aan de discussie en dat ze de kans krijgen om hun ideeën en standpunten te delen. Begin de vergadering bijvoorbeeld met een rondvraag om het ijs te breken. Je kan ook denken aan de opstelling van de ruimte, zo heeft een kringopstelling een positief effect op de openheid van de deelnemers.

Neem tijd om te reflecteren

Na afloop van de vergadering is het belangrijk om de resultaten goed te evalueren en te reflecteren op wat er is bereikt. Ook biedt deze reflectie inzichten en verbeterpunten die je zelf misschien niet snel had gezien. Maak ook heldere afspraken over wat er daadwerkelijk bereikt moet worden na de vergadering. Dit biedt je ook nog is perspectief voor een eventuele tweede vergadering.

Sluit een vergadering goed af

Een vergadering die lang heeft geduurd en veel gevraagd heeft van de deelnemers heeft de neiging om snel afgesloten te worden. Onze tip: doe dit juist niet, maar organiseer juist een gezellige borrel of een leuke activiteit. Bij Creative Valley kan je gebruik maken van het fantastische dakterras met uitzicht over de skyline van Utrecht voor de borrel, of je loopt het oude stadscentrum in voor een andere activiteit.

Dit waren onze tips voor effectief vergaderen! Tot de volgende vergadering!

Bij het volgen van deze tips zal je zien dat er een effectieve vergadercultuur ontstaat. Dit zal resulteren in betere communicatie en samenwerkingen in je team.

Zoek jij nog dé perfecte locatie voor jouw vergadering? Bekijk dan nu de high-end ruimtes van Creative Valley Collectiv.

Dus, waar wacht je nog op? Ga aan de slag en organiseer jouw eigen effectieve vergadering!